ビジネスマナーに会議等に参加する前に１０分程度余裕を持って席に着いていることがあります。最近の会議等はZoomなどオンラインで実施する場合もありますので、１０分前に参加していても、Webサイトが開場していなければ、ただ待っているだけなので効率が悪いと思われる方もいます。確かにその場面だけの時間効率を判断すると、その時間は業務をしていないので効率が悪いことになります。
ここで業務の進め方について紹介すると、業務を遂行する手順は、事前に会議等で議題にあること、そこから拡がる事柄を推測することが必要になります。また会議等で想定していない内容が説明されても、期待していない決定がなされたとしても、事前に可能な想定をしていると戸惑うことは少なくなります。
PDCAは業務遂行の基本項目であり、成果の効率性ではKPIも判断基準になります。事前に関係する事柄をネット等で関連する情報や過去の実績を調べておき、その資料の内容をその１０分間で振り返ることで記憶が鮮明になります。そうすれば単なる資料が会議等で活用できる情報に成長していきます。
これができるようになると、PDCAのPlanとなる業務計画書は早々に仕上げることができます。この時点のKPIは１０分の待機時間を有効に活用したことになります。Planの精度が高ければその後の業務遂行は想定に沿って順調に進みます。
今の時代はネット上に多くのデータが氾濫しています。また業務上でも実績等に関連する資料が膨らんできています。それを早々に整理し、会議等で活用するためには就業時間内に「静と動の時間」の配置と適切なスイッチングが求められます。会議等の前の１０分間は業務の効率化だけでなく、心の安定を促し、さらなるモチベーションアップに繋がることになります。
私たちは、障害者の就労を支援する福祉活動をしています。その基本は利用される方に障害受容や自己理解を促し、時間を守ること、礼儀作法や報連相の習得になり、次に働くための技能を身につけることに発展していきます。この手順があれば永く希望する業務で活躍することができます。